Showing posts tagged things

Denný rozvrh Benjamina Franklina

Shawn Blanc na svojom blogu nedávno publikoval screenshot denného rozvrhu Benjamina Franklina. Shawn na ňom oceňoval jeho jednoduchosť a zároveň flexibilitu a to, ako inšpiroval aj jeho samotného. A veľmi podobne pôsobí aj na mňa.

Prečo to treba riešiť

Za posledné roky som hľadal rôzne spôsoby, ako sa naučiť neplytvať svojim časom. Ako dosiahnuť, aby bol čas mojim sluhom a nie ja otrokom rýchlo ubiehajúcich hodín. Ako mať presnú predstavu o tom, na čo mám čas a na čo nie a tak efektívne určiť, čomu má zmysel sa venovať a čo radšej nechať tak.

Poviete si: „Veď toto predsa robím podvedome. Ak pracujem 11 hodín denne, hádam sa nezapíšem na nový denný kurz ani nezačnem rozbiehať nový projekt, ktorý by si vyžadoval niekoľko hodín každý deň. To je logické, na to nepotrebujem rozvrh.“

Z osobnej skúsenosti však viem, že ak máte prácu, kde si aspoň do istej miery môžete sami riadiť svoj čas (alebo chcete konštruktívne využiť čas, ktorý vám po práci zvýši), tak strata vedomej (a nie podvedomej) kontroly nad ním nikdy dobre neskončí. A ak chcem mať kontrolu, potrebujem fakty. Koľko hodín venujem tejto činnosti. Koľko tamtej. Koľko strávim na obede, koľko precestujem, koľko relaxujem a podobne.

Presný rozvrh nefunguje

Začínal som, asi tak ako každý, rozpísaním presných časov pre každú úlohu. Ráno vstanem, dve hodiny budem čítať veci na blog, hodinu budem písať, za hodinu napíšem 500 slov… Tak to žiaľ nefuguje. Prvá neočakávaná udalosť rozhodí celý systém a plánovanie bolo na nič.

Potom je tu GTD a jeho rôzne obdoby. Zvykol som si využívať inboxy. Mám v podstate tri: Roh pracovného stola, kde dávam faktúry, obálky, papiere a iné veci, ktorých sa treba zbaviť. Poznám sa a viem, že keď niečo leží na stole, dlho nevydržím a radšej sa toho čím skôr zbavím. Druhý inbox je e-mailový klient a tretí aplikácia Things, kde končí všetko ostatné.

Rozdelenie práce na jednotlivé úlohy a ich postupné plnenie ako tak funguje. Používam iba základné funkcie. Úlohy označujem tagmy work, home a blog. Veci na dnes zhromažďujem v zložke Today, ktorú však málokedy do konca dňa celkom vyprázdnim.1 Všetko ostatné je v Next. Ak je niečo strašne staré, presuniem to do Someday, čo sa v mojom workflow rovná vymazaniu, no svedomie mi nedovolí sa toho zbaviť úplne. Scheduled používam na úlohy, ktoré musím urobiť v konkrétny deň a na pravidelné činnosti využívam opakovanie. Na projekty úlohy netriedim. Skúšal som to viackrát, no nikdy som si na to veľmi nezvykol a skôr ma to zdržovalo.

Všetky vstupy zhromažďujem v Inboxe. Pri zadávaní úlohy využívam zásadne funkciu rýchleho pridania alebo Things na iPhone či iPade. Nikdy pri zadávaní nepridávam k úlohe žiadne parametre. Na to si vyhradzujem samostatný čas niekoľkokrát za deň, kedy prejdem celý Inbox a úlohy zatriedim a otagujem. Na tagovanie mám nastavených niekoľko jednoduchých klávesových skratiek, takže celý proces nezaberie viac, ako pár sekúnd. Záchranou bolo pre mňa pridanie synchronizácie cez web (v betaverzii). Dovtedy bol Things v iPhone prakticky nepoužiteľný a mal som problém so zaznamenávaním úloh mimo pracovného stola hneď, ako ma napadli. Teraz sa to už našťastie vyriešilo. Pri prechádzaní Inboxu sa snažím držať GTD zásady vybaviť veci, ktoré nezaberú viac, ako niekoľko minút, okamžite namiesto ich ďalšieho triedenia. To isté robím aj s e-mailami, ktoré sa dajú vybaviť do niekoľkých minút.

Zaznamenávanie úloh do Inboxu neznamená, že úlohu zaručene urobím, ale že ak ju neurobím, bude to s mojim vedomím a nie preto, že som na ňu zabudol. Ak dnes na niečo zabudnem, dôvodom mohlo byť iba to, že som si danú vec nepoznačil hneď, ako sa vyskytla.

Úplne bez rozvrhu to nejde

Systém Inboxov však nerieši, kedy sa mu budem venovať a ako dlho. A práve v tomto bol pre mňa Franklinov rozvrh taký inšpirujúci. Okrem iného v tom, aký je úprimný. Napriek tomu, koľko dôležitých vecí musel za deň splniť, pre prácu má vyhradených iba osem hodín. Dve hodiny doprial obedu a až tri hodiny vstávaniu a príprave na prácu (niečo, čomu neraz vyčlením tak 30 – 40 minút).

Naplánovať sa dá čokoľvek, lenže ak rozvrh vôbec neladí s mojim životným rytmom, skôr či neskôr z neho bude iba zapísaný papier. Preto som sa rozhodol pristúpiť k tvorbe rozvrhu opačne. V prvom kroku som si načrtol pod seba hodiny dňa tak, ako na obrázku a vedľa nich som nakreslil, čo v ktorú hodinu robím približne rovnako, ako na Franklinovom rozvrhu.

Samozrejme, nie každý deň robím to isté, obzvlášť nie mimo práce, no s určitou mierou zovšeobecnenia možno vytvoriť niekoľko základných skupín činností (práca, oddych, obed), ktoré sa odohrávajú v priemerný deň v približne rovnakom čase.

Prvý krok pre mňa bol teda skôr referenciou. Zistením, koľko času ktorej činnosti venujem. Môže sa zdať, že som to predsa vedel aj predtým. Do istej miery áno, ale kto to raz vyskúšal vie, aké prínosné je dať si celý deň na papier a mať ho pred sebou.

Doterajšie poznatky

Zdá sa mi, že zefektívňovanie využívania času by tak nemalo začínať vytvorením celkom nového plánu, ale postupnými úpravami starého režimu smerom k tomu, aký by sme ho mať chceli pri súčasnom rešpektovaní vlastných možností a okolností, v ktorých sa pohybujeme.

Taktiež to umožňuje objavenie voľných medzier či iných nedostatkov v rozvrhu, ktorých odstránenie môže byť ľahšie, ako sa zdalo. Ja som napríklad zistil, že častokrát ani nie dve hodiny po príchode do práce obedujem. Počas tých necelých dvoch hodín sotva začnem na niečom robiť a už prácu prerušujem jedlom. Pritom stačí zájsť na obed hneď po príchode, čím získam oveľa viac súvislého, neprerušovaného času na prácu. Nie vždy sa mi to darí, ale viem o tom a ak je to možné, snažím sa o to.

Som stále na začiatku svojho úsilia naučiť sa skrotiť svoj čas. Toto sú moje doterajšie dojmy a zistenia. Teraz sa ukáže, ako sa mi bude dariť svoj rozvrh vylepšovať a robiť viac a viac efektívnym.


  1. Aj preto mi prišla náramne vhod funkcia Daily Review v aktuálnej betaverzii, ktorá na ďalší deň ponúkne prehľad všetkých nesplnených úloh z Today, ktorá možno následne rýchlo prejsť a roztriediť.